E-Doręczenia na skróty? O praktyce urzędów i pomijaniu pełnomocników w okresie przejściowym

W ostatnich tygodniach urzędy podatkowe zaczęły intensywnie stosować e-Doręczenia jako podstawową formę kontaktu z podatnikami, pomimo trwającego okresu przejściowego przewidzianego w ustawie o doręczeniach elektronicznych[1] - i mimo że system ten, jak wiadomo, nie jest pozbawiony wad, a obowiązujące przepisy nadal dopuszczają stosowanie innych form doręczeń, takich jak ePUAP czy doręczenia tradycyjne. Do jakich skutków może to doprowadzić?

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Sporne środy: Jak skutecznie i bezpiecznie skorygować deklarację

Praktyka wyprzedzająca przepisy?

Dostrzegamy, że w najnowszych wezwaniach niektóre urzędy całkowicie pomijają ePUAP, wskazując wyłącznie e-Doręczenia lub formę papierową jako dopuszczalne kanały odpowiedzi. Jednocześnie wzywają pełnomocników do wskazania adresu doręczeń elektronicznych[2] - mimo, że zgodnie z art. 147 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych: „doręczenie korespondencji nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, do podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, w ramach usługi udostępnianej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 31 grudnia 2025 r.”

Nowa praktyka, polegająca na preferowaniu e-Doręczeń i pomijaniu ePUAP, wydaje się wynikać z szerszego procesu wdrożeniowego, który obejmuje całą administrację publiczną. Do końca 2025 roku wszystkie podmioty publiczne mają obowiązek przejścia na system e-Doręczeń jako podstawowy kanał komunikacji. W związku z tym urzędy podatkowe wykorzystują obecny okres przejściowy nie tylko do testowania nowych rozwiązań, ale również do ustalania adresów ADE i weryfikacji ich funkcjonalności w praktyce.

Choć formalnie przepisy nie nakazują jeszcze całkowitego odejścia od ePUAP, kwestie organizacyjne i techniczne sprawiają, że urzędy testują w praktyce nowe procedury już teraz. Taka proaktywna postawa może mieć swoje uzasadnienie operacyjne, jednak nie powinna prowadzić do naruszenia obowiązujących zasad doręczeń. Wdrażanie nowych technologii nie może odbywać się kosztem pewności prawa i ochrony interesów stron postępowania.

Cyfrowa rewolucja z ryzykiem fikcji doręczenia?

Taka zmiana budzi pytania o podstawy prawne oraz konsekwencje praktyczne. Wydaje się, że urzędy wdrażają nowe rozwiązania techniczne i organizacyjne z wyprzedzeniem, traktując okres przejściowy jako czas przygotowania do pełnego przejścia na e-Doręczenia. Konsekwencje stosowania wyłącznie e-Doręczeń mogą być dotkliwe, zwłaszcza w sytuacjach awaryjnych, które już miały miejsce. Przykładowo, podczas jednej z ostatnich awarii użytkownicy nie mieli możliwości odbioru przesyłek, mimo że zostały one formalnie wysłane przez urząd. W takich przypadkach odpowiedzialność za brak dostępu do dokumentu przenoszona jest na adresata, który - zgodnie z obowiązującymi procedurami - może jedynie złożyć reklamację. Niestety, nawet w przypadku potwierdzonej awarii, organy podatkowe uznają doręczenie za skuteczne, powołując się na mechanizm doręczenia zastępczego. Taka praktyka prowadzi do sytuacji, w której dokument uznaje się za doręczony, mimo że odbiorca nie miał realnej możliwości zapoznania się z jego treścią - co w istocie stanowi fikcję doręczenia i może rodzić poważne konsekwencje prawne oraz proceduralne. Jest to szczególnie problematyczne w przypadku korespondencji, której doręczenie inicjuje bieg terminu na wniesienie odpowiedzi, odwołania lub innego środka prawnego.

Brak zmian w ustawie, zmiana w podejściu - praktyka doręczeń w okresie przejściowym

Choć praktyka doręczania i odbierania korespondencji przez organy podatkowe uległa wyraźnej zmianie, warto podkreślić, że przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych - w szczególności art. 147 - nie zostały w ostatnim czasie znowelizowane. Nie pojawiły się również żadne oficjalne zalecenia, które nakazywałyby administracji publicznej całkowite odejście od ePUAP przed końcem okresu przejściowego. Tym bardziej zaskakuje fakt, że urzędy w swoich wezwaniach całkowicie pomijają ten środek komunikacji jako możliwy kanał odpowiedzi, wskazując wyłącznie e-Doręczenia lub formę papierową.

Zgodnie z art. 147 ustawy o doręczeniach elektronicznych, doręczenia dokonywane przez ePUAP - zarówno między podmiotami publicznymi do 2029 r., jak i przez osoby fizyczne oraz podmioty niepubliczne do końca 2025 r. - są równoważne w skutkach prawnych z doręczeniami przez publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Oznacza to, że doręczenie przez ePUAP od osoby fizycznej lub podmiotu niepublicznego do urzędu jest do końca 2025 roku prawnie równoważne z doręczeniem przez nowy system, tj. e-Doręczenia.

Między przepisem a praktyką - jak urzędy wykorzystują elastyczność art. 147 ustawy o doręczeniach elektronicznych

Jednocześnie artykuł 147 w ust. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych wprowadza istotne odstępstwo od standardowych zasad doręczania korespondencji w okresie przejściowym, trwającym do 31 grudnia 2025 roku. Przepis ten pozwala podmiotom publicznym - takim jak urzędy - na rezygnację z doręczenia elektronicznego, jeśli występują przesłanki organizacyjne, np. trudności techniczne lub brak odpowiednich narzędzi. Co istotne, to sam nadawca ocenia, czy takie przesłanki zachodzą, co daje urzędom dużą elastyczność. Choć rozwiązanie to miało ułatwić wdrożenie nowego systemu, w praktyce budzi wątpliwości interpretacyjne - szczególnie gdy urząd decyduje się na pominięcie doręczenia elektronicznego mimo wyraźnej woli adresata, który oczekuje komunikacji drogą cyfrową. Pojawia się również pytanie, czy przesłanki organizacyjne mogą stanowić podstawę do pominięcia ustanowionego pełnomocnika do doręczeń - co byłoby działaniem nie tylko kontrowersyjnym, ale potencjalnie sprzecznym z zasadą reprezentacji i autonomii mocodawcy.

Praktyczne konsekwencje i ryzyko chaosu komunikacyjnego

Wprowadzenie systemu e-Doręczeń miało usprawnić komunikację między administracją a obywatelami. Jednak praktyka pokazuje, że organy podatkowe tak bardzo skoncentrowały się na realizacji obowiązków wynikających z ustawy o doręczeniach elektronicznych, że w wielu przypadkach ignorują przepisy Ordynacji podatkowej[3] dotyczące doręczeń. W praktyce dostrzegamy sytuacje, w których organy, jeśli w bazie adresów elektronicznych nie są w stanie odszukać adresu pełnomocnika do doręczeń, doręczają pisma innemu pełnomocnikowi – nawet jeśli nie został on do tego formalnie wyznaczony.

Takie podejście budzi poważne wątpliwości co do skuteczności doręczenia. Zgodnie z art. 145 § 2 Ordynacji podatkowej, jeżeli ustanowiono pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie. Jednocześnie, w myśl art. 145 § 3 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy doręcza pisma jednemu z pełnomocników tylko w razie niewyznaczenia pełnomocnika do doręczeń, o którym mowa w art. 138g tej ustawy.

Obserwacja praktyki skłania do wniosku, że organy podatkowe nadają prymat regulacjom o doręczeniach elektronicznych – nawet w okresie przejściowym, gdy nie są jeszcze zobligowane do stosowania e-Doręczeń – nad przepisami o pełnomocnictwie. Takie działanie nie znajduje oparcia w obowiązujących przepisach prawa i narusza gwarancyjny charakter regulacji Ordynacji podatkowej.

Doręczenie pisma osobie, która nie została formalnie wyznaczona jako pełnomocnik do doręczeń, powinno skutkować uznaniem takiego doręczenia za nieskuteczne. W skrajnych przypadkach, gdy z doręczeniem wiąże się wejście aktu do obrotu prawnego (jak ma to przykładowo miejsce w przypadku decyzji) akt ten nie wywołuje żadnych skutków prawnych.

Taka praktyka generuje niepewność, chaos komunikacyjny, a przede wszystkim podważa stabilność obrotu prawnego i zaufanie obywateli do administracji.

W przypadku spółek ryzyko jest szczególnie wysokie. Duże organizacje często korzystają z różnych kanałów komunikacji – skrzynek e-Doręczeń, platform komercyjnych, a także wewnętrznych systemów obiegu dokumentów. W praktyce może to prowadzić do sytuacji, w której pisma trafiają do różnych osób w organizacji, niekoniecznie uprawnionych do ich odbioru, co znacznie utrudnia kontrolę nad procesem.

Właśnie dlatego szczególnie teraz warto rozważyć ustanowienie profesjonalnego pełnomocnika do doręczeń – osoby, która nie tylko zna procedury, ale także potrafi skutecznie monitorować system e-Doręczeń i na bieżąco reagować. Taki pełnomocnik:

• pozostaje w stałym kontakcie z organami administracji, co pozwala na szybkie wyjaśnianie wątpliwości i reagowanie na nieprawidłowości,
• ma doświadczenie w obsłudze doręczeń elektronicznych, dzięki czemu potrafi przewidywać potencjalne problemy i im zapobiegać,
• zapewnia ciągłość komunikacji, nawet w przypadku zmian kadrowych czy reorganizacji wewnętrznej w spółce,
• monitoruje terminy i statusy doręczeń, co pozwala zachować kontrolę nad przebiegiem postępowań i uniknąć opóźnień.

Podsumowanie

Choć wdrażanie e-Doręczeń jako docelowego kanału komunikacji z administracją publiczną jest nieuniknione, obecna praktyka (w pewnym sensie wyprzedzająca przepisy) niesie ze sobą istotne ryzyka – zarówno prawne, jak i organizacyjne. Brak jednolitości, błędy techniczne oraz niepewność co do skuteczności doręczeń mogą prowadzić do chaosu.

To co w takim razie można zrobić? W obecnej sytuacji zasadne wydaje się, by organy administracji publicznej nie przechodziły masowo na e-Doręczenia, skoro przepisy przewidują okres przejściowy – czas, który można i warto wykorzystać na dopracowanie systemu technicznie i organizacyjnie.

Mając natomiast na uwadze, że w kontekście prowadzenia działalności gospodarczej czas reakcji i pewność proceduralna mają kluczowe znaczenie, warto rozważyć ustanowienie profesjonalnego pełnomocnika do doręczeń.

[1] Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 z późn. zm.), dalej: ustawa o doręczeniach elektronicznych.

[2] Dalej: ADE.

[3] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 z późn. zm.; dalej: Ordynacja podatkowa).