Sprawdź, jak CRIDO może wesprzeć Twoją firmę w sprawnym i bezproblemowym wdrożeniu KSeF. Oferujemy kompleksowe doradztwo obejmujące:
Przygotuj swoją firmę na wdrożenie KSeF już dziś!
To kluczowe informacje zwłaszcza dla tych, którzy przygotowania do KSeF wstrzymali albo jeszcze ich nie rozpoczęli. System wymaga bowiem dostosowania nie tylko narzędzi księgowych i systemów ERP, ale również procedur wewnętrznych, obiegu dokumentów, a często także zasad współpracy z klientami i dostawcami.
Dla firm oznacza to potrzebę rzetelnego zaplanowania przejścia na e-fakturowanie – od analizy systemów finansowo-księgowych, przez integrację z KSeF, aż po szkolenie zespołów odpowiedzialnych za fakturowanie i rozliczenia podatkowe. Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek administracyjny, ale także szansa na automatyzację procesów, redukcję błędów i poprawę bezpieczeństwa danych księgowych.
Czy Twoja firma jest przygotowana na KSeF?
Jeśli Twoja firma jest dopiero na początku drogi do wprowadzenia KSeF lub nie wie, czy wdrożyła e-fakturowanie prawidłowo, rzucamy koło ratunkowe. Nasi eksperci służą pomocą w każdym scenariuszu. Dowiedz się więcej.
Wsparcie merytoryczne
Rozszerzenie audytu gotowości o dodatkowe obszary analizy, w tym:
Wdrożenie KSeF. Czy zdążysz na czas bez analizy procesów?
Wdrożenie KSeF jest jednym z największych wyzwań 2025 roku. Nie tylko dla działów finansowych, ale dla całej organizacji.
Dziś znamy już wiele szczegółów, które pozwalają na rozpoczęcie przygotowań bez czekania na kompletną specyfikację ze strony Ministerstwa Finansów.
KSeF to fundamentalna zmiana biznesowa, która obejmie proces wystawiania faktur i wpłynie na relacje z kontrahentami. Nawet najlepsze narzędzie technologiczne nie naprawi wadliwych lub niekompletnych procesów fakturowania.
Dlatego najlepszym sposobem na wznowienie projektu KSeF jest audyt gotowości. Michał Szwed, partner zarządzający w CRIDO, tłumaczy, na czym polega ta analiza i jakie błędy pomaga wykryć.
Wsparcie techniczne
Co w sytuacji, gdy KSeF przestanie działać?
KSeF, jak każdy system informatyczny, może przestać działać – zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i samego podmiotu. Co wtedy? Jak zabezpieczyć proces sprzedaży i uniknąć problemów w relacjach z klientami?
Tomasz Groszyk, starszy manager w CRIDO, tłumaczy, jak przygotować wewnętrzne procedury awaryjne i czy tryb offline może być szansą dla Twojej firmy.
Posłuchaj, jak dobrze zaplanować działania i wykorzystać okres przejściowy do rozpoczęcia wdrożenia KSeF przed 2026 rokiem.
Kluczowe korzyści ze współpracy z CRIDO
Zrealizowaliśmy już ponad 100 projektów wdrożeniowych dla podmiotów z różnych branż.
Nasz zespół składa się z doradców podatkowych, w tym specjalistów VAT, oraz ekspertów od systemów finansowo-księgowych, zapewniając kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrożenia.
Zdobyliśmy 1. miejsce wśród firm podatkowych w Polsce w rankingu "Rzeczpospolitej" w kategorii „Innowacje i digitalizacja” w latach 2023 i 2024 oraz tytuł Tax Technology Provider of the Year w konkursie International Tax Review EMEA Tax Awards 2023.
Niejasne przepisy, ograniczenia systemowe, specyfika działalności – znamy wyzwania, przed którymi stoją firmy, i pomagamy wdrożyć KSeF w sposób skuteczny i dostosowany do realiów biznesowych.
Kompleksowe podejście, w tym uwzględnienie aspektów podatkowych, pozwala na ocenę ryzyk pod kątem sankcji i odpowiedzialności, w szczególności odpowiedzialności karno-skarbowej dla Członków Zarządu i osób zaangażowanych w poszczególne obszary merytoryczne.
W ramach usługi KSeF Hotline możemy zapewnić bieżące wsparcie dla zespołu projektowego świadczone przez ekspertów z zespołu CRIDO.
Nasze wsparcie może obejmować np.:
Oferujemy naszą pomoc w dwóch wariantach.
KSeF | Najczęściej zadawane pytania
Terminy obligatoryjnego przystąpienia do KSeF uzależnione są od wartości sprzedaży brutto osiągniętej przez przedsiębiorców w 2024 roku. Przekroczenie 200 milionów PLN takiej sprzedaży powoduje, że podatnik ma obowiązek pełnego korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 roku, brak przekroczenia tej granicy powoduje obowiązek wdrożenia KSeF 1 kwietnia 2026 roku. Najmniejsi, z wartością sprzedaży nieprzekraczającą 10 000 PLN, będą mieli obowiązek korzystania z KSeF dopiero od 1 stycznia 2027.
Warto jednak pamiętać, że powyższe progi dotyczą obowiązku wdrożenia KSeF po stronie faktur sprzedażowych. Po stronie zakupowej, w praktyce każdy podatnik musi korzystać z KSeF już od 1 lutego 2026 roku, aby móc odbierać faktury i terminowo regulować swoje zobowiązania.
Tak, schema FA(3) zawiera dodatkowy węzeł o nazwie Zalacznik, za pomocą którego podatnicy mogą przesyłać bardziej szczegółowe dane do faktur. Dotyczy to przykładowo informacji o zużyciu energii i gazu, szczegółów usług telekomunikacyjnych czy danych dotyczących sprzedaży paliw. Część danych tradycyjnie zawieranych w załącznikach do faktur nie będzie jednak mogła być przesłana do KSeF (treści marketingowe, handlowe, protokoły dokumentujące realizację świadczenia itp.)
Ponadto do KSeF nie można dołączać „klasycznych” plików, takich jak PDF, JPG czy XLS. Dopuszczalny jest wyłącznie załącznik ustrukturyzowany w XML, a pozostałe pliki muszą być przekazywane poza KSeF (np. mailowo, przez portale klienta).
Tak, w KSeF powinny znaleźć się również faktury dla zagranicznych klientów. Należy jednak pamiętać, że większość z nich nie będzie korzystać z KSeF, dlatego też niezależnie od takiej wysyłki, klientowi należy udostępnić fakturę (a właściwie jej wizualizację) również poza KSeF, w uzgodnionej formie.
Niestety, sam KSeF nie będzie wysyłał powiadomień, że na koncie przedsiębiorcy czeka jakaś faktura zakupowa. To zadaniem przedsiębiorcy jest takie skonfigurowanie narzędzia / systemu odpowiedzialnego za kontakt z KSeF, żeby na bieżąco odbierać faktury.
Nie, faktury pro forma nie są fakturami w rozumieniu przepisów podatkowych i jako takie nie znajdą się w KSeF.
Noty korygujące po wejściu w życie KSeF znikają z polskiego porządku prawnego. Oznacza to, że każda korekta danych wskazanych na fakturze wymaga wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę, nabywca sam nie ma możliwości poprawienia danych zawartych na fakturze.
Nie ma możliwości anulowania faktury przesłanej do KSeF. Każda korekta danych na takiej fakturze wymaga wystawienia przez sprzedawcę faktury korygującej.
Datą wystawienia faktury w KSeF pozostaje data wskazana przez podatnika w polu P_1, przy założeniu, że faktura została wysłana do KSeF tego samego lub kolejnego dnia roboczego. W przeciwnym przypadku system zidentyfikuje rozbieżność pomiędzy datą wystawiania faktury i datą wysyłki do KSeF, co może skutkować weryfikacją organów podatkowych, a od 2027 roku również sankcjami nałożonymi na podatnika.
Jeśli KSeF nie działa, podatnik wystawia faktury zgodnie ze schemą wskazaną przez Ministerstwo Finansów i ma obowiązek dosłać je do KSeF w ciągu 7 dni od ustania awarii. Warto zauważyć, że jeśli awaria wynika nie z przyczyn leżących po stronie administracji publicznej, ale problemów podatnika (np. czasowy brak dostępu do internetu) czas na „uzupełnienie braków”, czyli dosłanie faktur do KSeF ulega znacznemu skróceniu – podatnik ma obowiązek to zrobić już następnego dnia roboczego.
Tak, standardowy termin zwrotu VAT po wejściu w życie regulacji w zakresie KSeF ulega skróceniu z 60 do 40 dni.
Tak, do końca 2026 roku faktury wystawiane przez kasy fiskalne nadal samodzielnie funkcjonują w obiegu i nie muszą być wysyłane do KSeF.
Nie, KSeF nie likwiduje raportowania plików JPK, co więcej, generuje nowe obowiązki w zakresie pliku JPK_V7. Jeśli natomiast chodzi o strukturę JPK_FA, rzeczywiście organy podatkowe nie będą mogły żądać jej przygotowania przez podatnika w zakresie, w jakim dokumenty objęte tą strukturą znajdują się już w KSeF.
Rzeczywiście, KSeF wprowadza nowe obowiązku w zakresie plików JPK_V7, czyli popularnego JPK_VAT. Na poziomie każdej faktury sprzedażowej i zakupowej już od JPK za luty 2026 roku podatnik będzie musiał uwzględnić nowy znacznik.
Znacznikiem tym będzie albo numer KSeF faktury (w sytuacji, w której został nadany), albo też 3 dodatkowe typy znaczników:
a) OFF (stosowany w sytuacji, gdy faktura została wystawiona podczas awarii KSeF i na dzień złożenia JPK nie ma jeszcze przypisanego numeru KSeF),
b) BFK (stosujemy w przypadku faktur elektronicznych, papierowych lub innych wystawionych poza KSeF),
c) DI (dokumentu, które nie będąc fakturami ustrukturyzowanymi, muszą znaleźć się w pliku JPK (np. zbiorcze raporty kasowe, ale też faktury wystawione w trybie offline24 lub niedostępności KSeF, o ile nie mają jeszcze nadanego numeru KSeF).
Zasadniczo nie ma takiego obowiązku z wyjątkiem sytuacji, w której faktura została wystawiona w trybie offline24.
Niestety nie. Żaden z przepisów nie odracza możliwości stosowania kar w JPK – mogą być one uruchomione już od rozliczeń za luty 2026 roku. Organy podatkowe będą jednak najpierw wzywać do uzupełnienia danych, a dopiero w razie braku ich korekty mają prawo nałożyć na podatnika sankcje.
Nasz zespół
Maciej Dybaś
partner
maciej.dybas@crido.pl
Michał Szwed
partner
michal.szwed@crido.pl
Tomasz Groszyk
starszy menedżer
tomasz.groszyk@crido.pl
Dziękujemy
Wiadomość została wysłana.
Zapraszamy do kontaktu!
