Organizacje, z którymi pracujemy w CRIDO, rzadko mają problem z dostępem do danych. Mają systemy ERP, narzędzia BI, dashboardy aktualizowane w czasie rzeczywistym. A mimo to zamknięcie miesiąca trwa za długo, korekty faktur pochłaniają godziny pracy zespołu, a odpowiedź na pytanie zarządu wymaga dwóch dni i trzech maili. 
 

Źródłem tego stanu rzeczy niemal zawsze jest ten sam mechanizm: narzędzia zostały wdrożone na procesy, które nigdy nie zostały uporządkowane. Automatyzacja przyspieszyła operacje, ale przyspieszyła też błędy, powielanie danych i brak jasnego właścicielstwa decyzji.
 

Punkt wyjścia: proces, nie technologia

W podejściu, które stosujemy, każde zaangażowanie zaczyna się od analizy procesu end-to-end - od transakcji źródłowej po raportowanie i decyzje zarządcze. Zanim pojawi się jakiekolwiek narzędzie, stawiamy trzy pytania: po co ten proces istnieje, kto faktycznie za niego odpowiada i gdzie kumuluje się ryzyko. 

To pozornie proste pytania, w praktyce jednak ujawniają silosy, luki w odpowiedzialności i miejsca, w których organizacja funkcjonuje na wiedzy zamkniętej w głowach konkretnych osób, a nie w systemach. 

Dopiero na tej podstawie rekomendujemy zmiany - procesowe, organizacyjne i technologiczne - w kolejności, która rzeczywiście przekłada się na efekty.
 

Gdzie AI wnosi realną wartość - a gdzie jedynie wygląda przekonująco

Sztuczna inteligencja w procesach finansowo-księgowych ma udokumentowany potencjał: wykrywanie anomalii, skracanie czasu zamknięcia okresu, eliminacja ręcznych uzgodnień, automatyczna kategoryzacja dokumentów. Obserwujemy to u naszych klientów z sektorów produkcyjnego, energetycznego i farmaceutycznego, gdzie skala operacji i presja regulacyjna czynią z automatyzacji konieczność, nie opcję. 

Jednocześnie konsekwentnie obserwujemy, że wdrożenia AI przynoszące trwałe efekty poprzedzone były rzetelnym etapem analitycznym. Organizacje, które sięgają po automatyzację bez uprzedniego uporządkowania procesu, uzyskują krótkoterminowe oszczędności - i średnioterminowy powrót do punktu wyjścia, tyle że droższy w utrzymaniu.
 

Wartość biznesowa: jak ją definiujemy w praktyce

W projektach optymalizacji procesów wartość biznesowa nie powinna być tylko kategorią jakościową. Może być ona mierzona przez: 

  • redukcję czasu realizacji procesu i liczbę zaangażowanych FTE, 
  • spadek liczby korekt, reklamacji i interwencji manualnych, 
  • skrócenie czasu zamknięcia okresu i przyspieszenie dostępności danych zarządczych, 
  • ograniczenie ekspozycji na ryzyko regulacyjne - w tym gotowość na zmiany systemowe takie jak KSeF oraz idącą za tym analitykę danych podatkowych po stronie administracji. 

To są parametry, które mają przełożenie na rachunek wyników i które zarząd jest w stanie ocenić bez znajomości architektury procesowej.
 

Czynnik, który decyduje o powodzeniu transformacji

Kompetencje techniczne i procesowe są warunkiem koniecznym, ale niewystarczającym. W projektach, które realizujemy, konsekwentnie identyfikujemy ten sam czynnik ryzyka: brak zarządzania zmianą. 

Transformacja procesowa ingeruje w ugruntowane nawyki, zakresy odpowiedzialności i nieformalne układy decyzyjne. Opór, jawny lub bierny, jest zjawiskiem przewidywalnym, nie wyjątkowym. Dlatego warto włączyć w skład zespołu realizującego zmianę specjalistów łączących kompetencje podatkowe, finansowe, procesowe i technologiczne, którzy przejmują odpowiedzialność za przeprowadzenie organizacji przez zmianę - również w miejscach, gdzie pojawia się opór i brak jasnego właścicielstwa.
 

Trzy pytania, które warto zadać już dziś

Jeśli w Państwa organizacji trwa dyskusja o automatyzacji, AI lub usprawnieniu procesów finansowo-księgowych, rekomendujemy rozpoczęcie od odpowiedzi na trzy pytania: 

  1. Który proces generuje dziś największy koszt operacyjny lub ryzyko regulacyjne - i czy jego przebieg jest w pełni udokumentowany? 
  2. Kto jest właścicielem tego procesu i czy ma mandat do wprowadzenia zmiany?
  3. Jakie działania można podjąć, aby zmniejszyć czasochłonność procesu oraz ograniczyć ryzyko? 

Jeśli odpowiedzi na te pytania są niejednoznaczne, to właśnie jest punkt, od którego zaczynamy.
 

Jeśli potrzebujesz wsparcia przy automatyzacji i optymalizacji procesów, sprawdź, jak możemy Ci pomóc >>