Zmiany w projektach dofinansowanych ze środków publicznych – zasady i wyzwania

Wprowadzanie zmian do projektów finansowanych ze środków publicznych jest co do zasady dopuszczalne. Każda umowa o dofinansowanie określa zakres możliwych modyfikacji, wskazując, które z nich wymagają zgody Instytucji, a które jedynie jej poinformowania. W praktyce jednak zapisy te nie zawsze są jednoznaczne, co może rodzić wątpliwości co do dopuszczalności konkretnych zmian.

Z doświadczenia wynika, że w wielu przypadkach warto podejmować próbę wprowadzenia korzystnych dla projektu rozwiązań. Należy jednak mieć na uwadze, że część zmian jest akceptowana stosunkowo łatwo, podczas gdy inne napotykają istotne ograniczenia.

Obserwujemy, że Instytucje coraz częściej przyjmują restrykcyjne podejście do modyfikacji projektów, powołując się m.in. na naruszenie efektu zachęty lub istotną zmianę zakresu merytorycznego przedsięwzięcia, która mogłaby wpłynąć na wynik oceny wniosku o dofinansowanie. Powstaje zatem pytanie, czy w aktualnych realiach możliwe jest jeszcze elastyczne zarządzanie projektem i dostosowywanie go do zmieniających się warunków.

Zmiany o podwyższonym poziomie ryzyka i ograniczonej akceptowalności

W praktyce coraz częściej spotykamy się z sytuacjami, w których Instytucje Pośredniczące (np. PARP czy NCBR) odmawiają zgody na wprowadzanie nowych pozycji budżetowych w trakcie realizacji projektu, powołując się na naruszenie tzw. efektu zachęty, o którym mowa w art. 6 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014. W naszej ocenie takie podejście stanowi nadmiernie rygorystyczną interpretację przepisów. Konieczność poniesienia dodatkowych wydatków powstaje na etapie realizacji projektu i wynika z potrzeby zapewnienia jego prawidłowego przebiegu oraz osiągnięcia założonych rezultatów. Okoliczności te podważają zasadność uznania takich zmian za naruszenie efektu zachęty.

Należy jednak podkreślić, że w praktyce możliwość wprowadzania nowych, wcześniej nieprzewidzianych kosztów staje się coraz bardziej ograniczona.

Podobne trudności pojawiają się w przypadku rezygnacji z części wydatków i tzw. „wyzerowania” pozycji budżetowych. Instytucje coraz częściej nie uznają takich sytuacji za powstanie oszczędności możliwych do przesunięcia na inne działania projektowe. W konsekwencji środki te nie mogą zostać ponownie wykorzystane, co prowadzi do zmniejszenia poziomu dofinansowania.

Istotnym wyzwaniem są również zmiany w zakresie rzeczowym projektu, w tym modyfikacje kamieni milowych. Instytucje traktują tego rodzaju korekty jako istotne zmiany merytoryczne, argumentując, że projekt w zmienionej formie mógłby nie uzyskać dofinansowania na etapie oceny wniosku.

Jak skutecznie przeprowadzić zmianę w projekcie?

Jak wskazano we wstępie, umowy o dofinansowanie co do zasady określają katalog zmian dopuszczalnych na etapie realizacji projektu. Wprowadzenie takich modyfikacji wymaga jednak poinformowania właściwej Instytucji lub uzyskania jej uprzedniej zgody. W praktyce oznacza to konieczność złożenia przez Beneficjenta wniosku o zmianę, w którym należy w sposób precyzyjny przedstawić planowane modyfikacje oraz kompleksowo uzasadnić potrzebę ich wprowadzenia.

Rekomenduje się, aby już na etapie aplikowania szczegółowo przeanalizować zarówno założenia merytoryczne, jak i konstrukcję budżetu projektu, a także dokładnie zapoznać się z regulaminem konkursu, wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków oraz pozostałą dokumentacją właściwą dla danego naboru. Dobrą praktyką jest takie konstruowanie zapisów wniosku oraz pozycji budżetowych, aby ewentualne ich modyfikacje na etapie realizacji nie budziły istotnych wątpliwości interpretacyjnych i zwiększyły szanse na akceptację danej zmiany.

W odniesieniu do zmian obejmujących wprowadzanie nowych pozycji budżetowych lub przesunięcia środków wynikające z powstałych oszczędności, decyzje Instytucji często uzależnione są od indywidualnej interpretacji przepisów, a w praktyce również od stanowiska konkretnego opiekuna projektu. W związku z tą niejednolitością podejścia nie należy jednak rezygnować z podejmowania działań zmierzających do wprowadzenia zmian. Zasadne jest składanie wniosków oraz konsekwentne dążenie do zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu i utrzymania poziomu dofinansowania określonego w umowie.

Warto również rozważyć alternatywne podejście do modyfikacji budżetu – w niektórych przypadkach możliwa jest zmiana sposobu kalkulacji istniejącej pozycji, co pozwala uniknąć konieczności wprowadzania nowej pozycji budżetowej.

Zapraszamy do współpracy z Zespołem Rozliczeń CRIDO, który wspiera Beneficjentów w kompleksowym rozliczaniu środków publicznych oraz doradza w zakresie skutecznego wprowadzania zmian w projektach, w tym przygotowania wniosków o zmianę oraz odwołania od negatywnej decyzji Instytucji.