Od pewnego czasu obserwujemy narastającą tendencję do zmiany zasad rozliczania w trakcie realizacji projektów.  Modyfikacje katalogu wydatków kwalifikowalnych pomiędzy poszczególnymi naborami (nawet jeśli konkurs dotyczy tego samego działania lub programu) stały się swoistym standardem i nie budzą już większego zaskoczenia wśród Wnioskodawców.

Znacznie większe problemy pojawiają się jednak w sytuacji, gdy zmiana interpretacji i podejścia następuje w trakcie realizacji projektu. Wówczas Beneficjent otrzymuje informację, że określona kategoria kosztów, wcześniej uznana za kwalifikowalną, traci ten status. Rodzi się wówczas fundamentalne pytanie: jakie są konsekwencje takiej zmiany? Czy oznacza ona konieczność zwrotu środków wydatkowanych zgodnie z obowiązującymi na dzień ich poniesienia zasadami?
 

Najistotniejsze zmiany w ostatnich latach

Jedną z najbardziej kontrowersyjnych i szeroko komentowanych zmian była decyzja Komisji Europejskiej z 2024 r., zgodnie z którą koszty zakupu elementów linii pilotażowych oraz komponentów prototypów w module B+R zostały uznane za niekwalifikowalne. W konsekwencji tej interpretacji Instytucje Pośredniczące rozpoczęły działania polegające na masowym kontakcie z Beneficjentami w celu przekwalifikowania wydatków na zakup tych elementów na ich amortyzację.

W kategorii „dostawy” dopuszczono natomiast rozliczanie wyłącznie tych produktów, które nie spełniają definicji środka trwałego, przy czym interpretacja ta nie uwzględniała wewnętrznych polityk rachunkowości Beneficjentów.

Dla wielu projektów oznaczało to konieczność zwrotu istotnej części wcześniej rozliczonych wydatków. Koszt amortyzacji - ograniczony do okresu realizacji projektu - jest znacząco niższy niż wartość zakupu elementów koniecznych do budowy linii pilotażowych czy prototypów.

Dodatkowo w większości przypadków elementy wykorzystywane do budowy linii pilotażowych czy prototypów nie mogły być amortyzowane przez przedsiębiorstwa, ponieważ zgodnie z zasadami rachunkowości nie spełniały kryteriów uznania za środki trwałe. Jednocześnie nie mogły być rozliczane w kategorii „dostawy”, gdyż Instytucje uznawały, że mogą stanowić odrębne środki trwałe. Takie podejście pozostawało w sprzeczności również z politykami rachunkowości Beneficjentów.

W praktyce prowadziło to do obniżenia poziomu dofinansowania, a w przypadku projektów, w których środki zostały już wypłacone - do obowiązku ich częściowego zwrotu.
 

Niekorzystne zmiany w konkursie Ścieżka SMART

W nowych konkursach SMART w module B+R wprowadzono jeszcze bardziej restrykcyjne regulacje. Nie dopuszczono możliwości rozliczania żadnych elementów linii pilotażowych ani demonstracyjnych, które nie stanowią środka trwałego. Zatem można jedynie rozliczać koszty amortyzacji tych elementów, które spełniają definicję środka trwałego.

W odniesieniu do elementów prototypów dopuszczono jedynie kwalifikowanie kosztów zakupu materiałów i środków eksploatacyjnych wykorzystywanych do ich budowy, przy czym każdorazowo wymaga to indywidualnej oceny Instytucji. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli na etapie oceny wniosku koszty te zostaną uznane za kwalifikowalne, na kolejnych etapach realizacji projektu mogą być ponownie weryfikowane. W przypadku pojawienia się wątpliwości - np. dotyczących ewentualnego komercyjnego wykorzystania prototypu - Instytucja może zażądać zwrotu części dofinansowania.

W efekcie rozliczanie kosztów elementów prototypu w kategorii „dostawy” wiąże się z istotnym ryzykiem, a jedyną alternatywą pozostaje amortyzacja, która nie zawsze jest możliwa do zastosowania.

Odrębną kwestią, która wywołała zaniepokojenie wśród Beneficjentów była informacja przekazana w 2025 r. przez Instytucję Zarządzającą FENG o braku możliwości kwalifikowania w module B+R kosztów leasingu środków trwałych oraz aparatury badawczej wykorzystywanej w projektach B+R.  Komisja Europejska uznała, że tego typu wydatki nie są zgodne z art. 25 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014, określającego katalog kosztów kwalifikowalnych w obszarze badań i rozwoju.

Co istotne, wcześniejsze Przewodniki kwalifikowalności wydatków dopuszczały rozliczanie leasingu w zakresie i przez okres faktycznego wykorzystania aparatury w projekcie. Pomimo tego Instytucje Pośredniczące zobowiązały Beneficjentów do usunięcia kosztów leasingu z budżetów projektów oraz przeniesienia ich do kategorii „Amortyzacja (aparatura i sprzęt)”. Również w tym przypadku skutkowało to obniżeniem wartości wydatków kwalifikowalnych i utratą części dofinansowania w wielu projektach.

Obecnie w nowych konkursach SMART Przewodniki kwalifikowalności wydatków nie przewidują możliwości rozliczania kosztów leasingu środków trwałych ani aparatury badawczej.
 

Co w takim razie może zrobić Beneficjent?

W takich sytuacjach możliwości działania Beneficjenta są niestety istotnie ograniczone. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania się do nowych zasad lub (ewentualnie) - w przypadku gdy zmiana podejścia do kwalifikowalności wydatków nastąpiła w trakcie realizacji projektu lub po jego zakończeniu - dochodzenia swoich praw na drodze sądowej. Należy jednak pamiętać, że wiąże się to z dodatkowymi kosztami, wydłużonym czasem postępowania oraz ryzykiem procesowym.

Opisane przypadki jednoznacznie pokazują, że uznanie kosztów za kwalifikowalne na etapie oceny wniosku o dofinansowanie nie gwarantuje bezpieczeństwa ich ostatecznego rozliczenia. Wydatki te mogą zostać zakwestionowane zarówno w trakcie realizacji projektu, na etapie jego rozliczania, jak i po jego zakończeniu - w szczególności w wyniku kontroli lub zmiany interpretacji obowiązujących przepisów.

Jednocześnie warto na bieżąco monitorować zmiany w dokumentacji konkursowej. Jak wskazałam powyżej tradycją już staje się to, że wprowadzane modyfikacje są uznawane przez Instytucje za zasady, które mogą być zaimplementowane również w projektach już realizowanych. Bieżące śledzenie zmian może pozwolić na wprowadzenie modyfikacji w realizowanych działaniach i ochronienie części potencjalnie zagrożonych kosztów.

Równocześnie pamiętajmy, że modyfikacje katalogu wydatków kwalifikowalnych nie zawsze działają na niekorzyść Beneficjentów — zdarzają się także sytuacje, w których wprowadzane zmiany rozszerzają możliwości rozliczania kosztów ponoszonych w projektach badawczo‑rozwojowych.
 

Zapraszamy do współpracy

Zespół Rozliczeń w CRIDO wesprze Państwa w kompleksowym rozliczeniu wsparcia publicznego ze środków unijnych oraz krajowych. Doradzimy także i pomożemy w rozwiązaniu wszelkich problemów powstałych w trakcie realizacji projektu, w tym napisaniu dobrego wniosku o zmiany bądź odwołania od negatywnej decyzji Instytucji pośredniczącej.