Zakończenie realizacji projektu współfinansowanego ze środków unijnych to moment, w którym beneficjent może z poczuciem dobrze wykonanej pracy zamknąć pewien rozdział. Cel został osiągnięty, wskaźniki zrealizowane, projekt pozytywnie rozliczony, można więc przejść do kolejnych wyzwań. Na tym etapie należy pamiętać, że zatwierdzenie wniosku końcowego nie oznacza jeszcze całkowitego „pożegnania się” z projektem. Wraz z jego zakończeniem rozpoczyna się okres trwałości, który nakłada na beneficjenta konkretne zobowiązania.

Istotą trwałości jest zapewnienie, że projekt współfinansowany ze środków unijnych zachowuje swój sens, cel i funkcję przez określony czas po zakończeniu finansowania. W aktualnej perspektywie finansowej 2021–2027 zasada ta została wyraźnie zakotwiczona w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 oraz w wytycznych krajowych, a jej konkretne odzwierciedlenie znajduje się w każdej umowie o dofinansowanie.

Jak długo trwa okres trwałości

Okres trwałości rozpoczyna się po zakończeniu realizacji projektu i najczęściej biegnie od dnia wypłaty płatności końcowej lub – jeżeli nie jest to wniosek refundacyjny – od dnia zatwierdzenia wniosku końcowego. Co do zasady trwałość trwa:

  • pięć lat – w przypadku dużych przedsiębiorstw lub projektów infrastrukturalnych lub
  • trzy lata w przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorstw,

o ile dokumentacja konkursowa nie stanowi inaczej.

Obowiązki beneficjenta

W tym czasie beneficjent pozostaje związany obowiązkami określonymi w umowie o dofinansowanie i dokumentacji konkursowej, w szczególności:

  • utrzymania celu projektu oraz rezultatów osiągniętych w ramach projektu, w tym wykorzystanie składników majątku zgodnie z wnioskiem i umową o dofinansowanie, a także zapewnienia utrzymania wskaźników produktu i rezultatu;
  • powstrzymania się od tzw. istotnych modyfikacji, a więc działań skutkujących zaprzestaniem działalności objętej projektem lub jej przeniesieniem jej poza region objęty wsparciem, zmianą przeznaczenia infrastruktury lub zmianą własności infrastruktury skutkującą uzyskaniem nienależnej korzyści przez beneficjenta lub podmiot trzeci;
  • prowadzenia sprawozdawczości określonej przez instytucję pośredniczącą, polegającej zazwyczaj na składaniu corocznych oświadczeń trwałości;
  • utrzymania promocji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie;
  • poddania się kontroli prowadzonej przez uprawnione instytucje.

Naruszenie trwałości projektu może skutkować obowiązkiem zwrotu środków wraz z odsetkami naliczanymi jak dla zaległości podatkowych. Wysokość korekty zależy od charakteru i skali naruszenia oraz momentu, w którym do niego doszło. W tym miejscu warto podkreślić, że wymagane zabezpieczenie umowy o dofinansowanie, składane po jej podpisaniu, obowiązuje również w okresie trwałości. Najczęstszą formą zabezpieczenia jest weksel in blanco, a jego zwrot lub zniszczenie następuje po upływie okresu trwałości.

Pozostałe wymagania

Warto pamiętać, że beneficjent jest zobowiązany również do przechowywania pełnej dokumentacji projektowej przez co najmniej 5 lat od 31 grudnia roku, w którym dokonano ostatniej wypłaty z tytułu przyznanego dofinansowania i jednocześnie co najmniej przez 10 lat od dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach programu pomocowego.

Dla projektów badawczo-rozwojowych w okresie trwałości dokonuje się również wdrożenia wyników projektu i szerokiego rozpowszechniania wyników projektu, jeżeli było ono zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Jako potwierdzenie wykonania tych obowiązków należy złożyć odpowiednie sprawozdania określone przez instytucję pośredniczącą.

Jak zarządzać trwałością projektu

Z praktycznego punktu widzenia najskuteczniejszym sposobem zarządzania trwałością projektu jest włączenie jej w bieżące zarządzanie organizacją. Osoby zarządzające podmiotem beneficjenta powinny mieć świadomość, że kluczowe decyzje strategiczne – takie jak zmiana modelu biznesowego, sprzedaż aktywów czy reorganizacja struktury – wymagają ponownej analizy zobowiązań wynikających z otrzymanej dotacji. W przypadku podejmowania decyzji, która skutkuje modyfikacją obszaru objętego trwałością, należy w pierwszej kolejności uzyskać zgodę na zmianę od instytucji pośredniczącej. Kwestię monitorowana obowiązków sprawozdawczych warto powierzyć i formalnie przypisać konkretnemu zespołowi.

Serdecznie zapraszamy do współpracy z naszym Działem Rozliczeń w CRIDO. Zespół doświadczonych specjalistów przeprowadzi Państwa przez cały etap rozliczenia i trwałości projektu, zapewniając bezpieczeństwo formalne, zgodność z wymaganiami instytucji i spokój organizacyjny.