W toku weryfikacji rozliczeń – np. podczas kontroli podatkowej lub celno‑skarbowej – podatnik korzysta z określonych gwarancji procesowych – mają one na celu zapewnienie ochrony jego interesów oraz zachowanie proporcjonalności działań organów. Równocześnie na podatniku ciążą określone obowiązki, które wymagają współdziałania z organem i dostosowania się do formalnych wymogów postępowania. Odpowiednie przygotowanie do kontroli jest kluczowe, aby ograniczyć ryzyko potencjalnych nadużyć, a jednocześnie umożliwić podatnikowi skuteczne zabezpieczenie własnych praw.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: KSeF 2.0 w SAP – ostatnia prosta przed 1 lutego. Podatki, procesy i automatyzacja

Obowiązek korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r. to duża zmiana dla największych firm w Polsce. W materiale wideo omawiamy, jak ustalić próg 200 mln zł obrotu, jakie ryzyka podatkowe i sankcje wynikają z KKS oraz jak przygotować procesy i systemy IT. Eksperci CRIDO i Apollogic pokazują też, jak uzupełnić luki w SAP i bezpiecznie wdrożyć KSeF.

Obowiązek współdziałania z organami podatkowymi

W celu dokonania prawidłowych ustaleń organ może zwrócić się zarówno do strony, jak i do innych osób, w formie wezwania zawierającego stosowny nakaz. Wezwanie może dotyczyć obowiązku złożenia wyjaśnień, zeznań, przedstawienia dokumentów lub dokonania określonej czynności. Szczególnym obowiązkiem, przewidzianym w Ordynacji podatkowej, jest również konieczność osobistego stawiennictwa w siedzibie organu, np. w celu przeprowadzenia przesłuchania. Niewykonanie wezwania może wiązać się z nałożeniem pieniężnej kary porządkowej.

Szczegółowe obowiązki przewidują również przepisy dotyczące kontroli podatkowej i celno-skarbowej. W ramach tych procedur organy mogą m.in.:

  • żądać umożliwienia wstępu na grunt oraz do budynków lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanych – w miejscach tych mogą być przeprowadzane czynności procesowe, w tym przeszukania i oględziny, a pozyskane w ich ramach dowody mogą zostać zabezpieczone przez kontrolujących,
  • żądać udostępniania akt, ewidencji, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli – kontrolujący mogą następnie sporządzać z nich odpisy, kopie, wyciągi lub notatki,
  • żądać przeprowadzenia spisu z natury,
  • przesłuchiwać kontrolowanego (osoby upoważnione do jego reprezentowania/prowadzenia jego spraw) oraz świadków.

Zrównoważenie obowiązków i interesu podatnika

Zakres czynności, jakie organ podatkowy może podjąć w toku kontroli lub postępowania, a tym samym zakres odpowiadających im obowiązków podatnika, jest bardzo szeroki. Również w tym obszarze podatnikowi przysługują jednak określone gwarancje, które mają równoważyć ingerencję organu.

Organ podatkowy ma obowiązek dochować staranności, by kierowane do podatnika wezwania były rzeczywiście niezbędne z punktu widzenia kontroli oraz by ich wykonanie nie wiązało się z nadmierną uciążliwością. Dodatkowo, jeżeli żądanie organu wiąże się z koniecznością przygotowania pracochłonnych zestawień, kalkulacji lub tłumaczeń przysięgłych dokumentów obcojęzycznych, podatnik może wystąpić o wydłużenie terminu na udzielenie odpowiedzi — również w ramach samego pisma będącego odpowiedzią na wezwanie.

Wezwanie musi ponadto spełniać określone wymogi formalne, przede wszystkim jednoznacznie wskazywać, jakie działania mają zostać wykonane przez podatnika. Nieprawidłowo sformułowane wezwanie nie wywołuje skutków prawnych, co może stanowić podstawę do kwestionowania np. kary porządkowej nałożonej z powodu braku odpowiedzi.

Czynności podejmowane przez organ nie mogą także prowadzić do ujawnienia informacji chronionych na podstawie odrębnych przepisów. Dotyczy to w szczególności tajemnicy zawodowej pełnomocników — adwokatów i radców prawnych oraz doradców podatkowych. Dodatkowe ograniczenia mają zastosowanie zwłaszcza przy przesłuchaniach; zagadnienie to szerzej omówiliśmy w innym wpisie na blogu CRIDO poświęconym tej tematyce.

Rola pełnomocnika

Istotnym wsparciem na każdym etapie kontroli jest zaangażowanie profesjonalnego pełnomocnika. Profesjonalny pełnomocnik, po zapoznaniu się z istotą sprawy, może w imieniu kontrolowanego udzielać odpowiedzi na wezwania organu, formułując je w sposób uwzględniający potencjalne ryzyka podatkowe oraz zapewniający spójność argumentacji. Ponadto, w przypadku czynności niewymagających osobistego udziału podatnika, pełnomocnik może uczestniczyć w nich samodzielnie, co zwiększa kontrolę nad prawidłowym przebiegiem działań organu — zwłaszcza przy czynnościach takich jak przeszukanie pomieszczeń czy zabezpieczenie materiałów objętych tajemnicą zawodową.

Szczególną rolą pełnomocnika jest wsparcie w toku przesłuchań. Pełnomocnik nie może wpływać na treść składanych zeznań, może jednak uczestniczyć w przesłuchaniu i czuwać nad jego prawidłowym przebiegiem – np. reagując na pytania wykraczające poza zakres kontroli – a także zadawać pytania samej osobie przesłuchiwanej, co pozwala również jej na przedstawienie wyjaśnień zgodnie z rzeczywistością. Pełnomocnik może również udzielić wsparcia związanego z przygotowaniem do samego przesłuchania, np. objaśnić jego przebieg oraz prawa przysługujące osobie przesłuchiwanej.

Podsumowanie

Organy podatkowe dysponują bardzo szerokimi uprawnieniami, których realizacja wymaga aktywnego współdziałania podatnika, jednak obowiązki nałożone na kontrolowanego nie wykluczają przysługujących mu gwarancji procesowych. To one zabezpieczają jego interes i chronią przed nadużyciami organu. Każde działanie organu musi być oparte na przepisach, jasno uzasadnione i przeprowadzone z poszanowaniem praw kontrolowanego. W tym otoczeniu szczególnego znaczenia nabiera wsparcie profesjonalnego pełnomocnika — pomaga on w komunikacji z organem, dba o prawidłowy przebieg czynności i stoi na straży tego, aby prawa kontrolowanego nie zostały naruszone.

Zapoznaj się z pełną ofertą: Postępowania podatkowe i spory sądowe