Na naszych oczach Krajowa Administracja Skarbowa dokonuje ogromnego skoku w cyfryzacji systemu podatkowego. To oczywiście nie jest pierwszy krok w tym kierunku, ale Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest projektem dotychczas najambitniejszym. Nie tylko w porównaniu do innych obowiązków raportowych, ale także do rozwiązań wdrożonych w innych krajach, gdzie e-fakturowaniu bliżej do JPK_VAT. Polski system idzie znacznie dalej.

 
JPK_VAT był istotnym mechanizmem uszczelniającym polski system podatkowy, ale przekazywał informacje z opóźnieniem sięgającym kilkudziesięciu dni. W tym czasie nieuczciwy podmiot mógł wystawiać puste faktury, zainkasować podatek i zniknąć. KSeF eliminuje to opóźnienie, a faktura musi trafić do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. System weryfikuje także uprawnienia wystawcy, zanim nada dokumentowi unikalny numer. Pozwala to na przejście z weryfikacji transakcji po fakcie na ocenę ryzyka de facto w czasie rzeczywistym.
 

Co zyskuje administracja skarbowa

KSeF nie bez powodu jest tak konsekwentnie wdrażany przez administrację skarbową. Szczegółowe dane o fakturach w czasie rzeczywistym to wgląd w codzienną aktywność biznesową w zasadzie wszystkich podatników i to bez konieczności fizycznego stawienia się w siedzibie firmy. O wartości tych danych warto pomyśleć w kontekście biznesowym. Jaką wartość dla nas miałby dostęp do wszystkich faktur naszych konkurentów i co udałoby nam się z nich wyczytać?

KAS dzięki KSeF otrzymuje przede wszystkim automatyczną weryfikację krzyżową. Organy podatkowe nie będą już musiały wzywać stron transakcji do przedstawienia dokumentów. Wartość podatku naliczonego u nabywcy i należnego u sprzedawcy powinny być widoczne w systemie w zasadzie jednocześnie. Faktura ustrukturyzowana wymusza podanie danych w ściśle określonym formacie XML, co umożliwia stosowanie algorytmów analitycznych do automatycznego identyfikowania anomalii, np. faktur niezgodnych z PKD, gwałtownych skoków obrotów, cyklicznych obiegów między podmiotami powiązanymi.
 

Zintegrowany ekosystem dla danych

KSeF jednocześnie nie działa w próżni. Na naszych oczach Ministerstwo Finansów konsekwentnie buduje zintegrowany ekosystem, w którym dane z różnych źródeł są zestawiane krzyżowo. Nowe struktury JPK_VAT, które również zaczną obowiązywać już w przyszłym roku, będą wymagały podawania numerów KSeF faktur, a rozbieżności z systemem z powodzeniem może wykryć algorytm. JPK_CIT z kolei pozwoli porównać przychody i koszty z fakturami czy połączyć ruchy na środkach trwałych z konkretnym dokumentem.

Połączenie z kolei z danymi TPR otwiera możliwość analizy transakcji wewnątrzgrupowych i ocenę, czy nie mamy do czynienia z transferem zysków. Połączenie KSeF i STIR pokaże, czy za fakturami idą rzeczywiste przepływy pieniężne. Nietypowy spadek rentowności w grupie kapitałowej? Jakie faktury wystawiały między sobą podmioty powiązane? Czy wykazano korektę cen transferowych? Takie pytania będą mogły być zadawane automatycznie, na masową skalę.
 

Korzyści i wyzwania

Sam KSeF nie spowoduje, że uczciwi podatnicy będą mieli problemy. Nabywca zyskuje większą pewność, że faktura pochodzi od uprawnionego podmiotu. Zmniejsza się ryzyko nieświadomego wejścia w transakcję z oszustem. Jednak tak znacząca zmiana w podejściu do fakturowania, księgowania faktur i raportowania podatkowego jest wyzwaniem, który może prowadzić do błędów. Z tego względu nawet uczciwy podatnik powinien się solidnie przygotować.

Rozbieżność między systemem fakturowym a księgowym, która kiedyś „jakoś się wyjaśniała" przy kontroli, teraz zostanie wykryta automatycznie. Drobne dotychczas uproszczenia czy wewnętrzne praktyki dotyczące dat na fakturach, przesunięcia między okresami – wszystko to będzie widoczne w czasie rzeczywistym. Sporym wyzwaniem są też tryby awaryjne. Brak przygotowanych procedur offline może skutkować uchybieniem obowiązkom i sankcjami.
 

Technikalia i procedury

Trzeba powiedzieć wprost: harmonogram publikacji dokumentacji przez Ministerstwo Finansów był napięty, a zmiany w API pojawiały się na późnym etapie. Dostawcy oprogramowania pracują pod ogromną presją, część wdraża rozwiązania równolegle z pojawiającymi się zmianami w specyfikacji.

Co istotne, dostawcy IT dostarczają narzędzie techniczne, ale nie odpowiadają za poprawność merytoryczną faktur i zaprezentowanych na nich danych. Czy faktura jest kompletna i zgodna z przepisami podatkowymi? Czy procedury szczególne zastosowano właściwie? Czy korekta jest prawidłowo powiązana z fakturą pierwotną? To wszystko pozostaje w gestii podatnika. Wielu zakłada, że skoro system jest zgodny z KSeF, to i faktury będą prawidłowe, a to niebezpieczne założenie.

Obserwując gorączkę KSeF, która toczy się teraz przez całą Polskę, jednoznacznie widać, że część podatników wdroży KSeF wyłącznie technicznie. System wyśle „fakturę XML”, numery zostanie nadany, ale nikt nie zweryfikuje, czy mapowanie danych do struktury FA(3) jest prawidłowe, czy wszystkie scenariusze biznesowe są obsłużone, czy jakość danych wejściowych jest wystarczająca. Takie niewidoczne błędy ujawnią się przy pierwszej kontroli lub próbie uzgodnienia KSeF z równolegle nowelizowanym JPK_VAT.
 

Konieczne testy i audyty

Przed startem warto przetestować system na środowisku DEMO z własnymi, rzeczywistymi danymi – w tym tymi trudnymi i rzeczywistymi przypadkami, które mają miejsce w przypadku podatnika. Koniecznie należy zweryfikować poprawność merytoryczną generowanych plików XML pod kątem struktury FA(3) jak i przepisów VAT.

Co ma zrobić zatem podatnik już po starcie KSeF, jeśli czasu na przygotowania nie wystarczyło? Najważniejsze będzie monitorowanie jakości danych i szybkie reagowanie na rozbieżności, ponieważ to tutaj znajduje się źródło ryzyka podatkowego dla uczciwych podatników. Doświadczenie z dużych projektów wdrożeniowych pokazuje, że faza stabilizacji po uruchomieniu bywa równie pracochłonna jak samo wdrożenie.

Wiele organizacji właśnie odkrywa lub dopiero odkryje, że potrzebuje audytu poprawności wdrożenia i weryfikacji spójności raportowania, będzie zmuszona do wykonania korekt błędów w już wdrożonych mapowaniach, przeprojektowania i uporządkowania procesów stworzonych w pośpiechu lub automatyzacji obszarów, które z uwagi na brak czasu pominięto, np. w zakresie klasyfikacji faktur zakupowych.

Docelowo KSeF może być sprzymierzeńcem biznesu, o ile przedsiębiorstwa zrozumieją przewagę danych ustrukturyzowanych. Z drugiej strony, przymusowa transformacja cyfrowa dla całej gospodarki, w dodatku uregulowana przepisami podatkowymi, w zamian za wgląd w szczegółowe dane podatników, z pewnością  będzie wymagała nowego spojrzenia na relacje podatnik – administracja skarbowa i oceny ryzyka podatkowego w przedsiębiorstwach.
 

Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF, sprawdź, jak możemy Ci pomóc >>