Na płatnikach podatku u źródła (WHT) ciąży wiele obowiązków. Jednym z nich, jeśli chcą uniknąć mechanizmu pay & refund, jest składanie oświadczeń WH-OSC. Wraz ze zbliżającym się końcem roku podatkowego nadchodzi także czas na składanie oświadczeń następczych WH-OSC. W związku z tym, płatnikom może nasuwać się pytanie, kto właściwie jest uprawniony do złożenia takiego oświadczenia i jak w tym zakresie dopełnić wszelkich formalności.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Sporne środy. Jak odzyskać nadpłacony podatek?

Dowiedz się, jak odzyskać nadpłacony podatek. Eksperci CRIDO omawiają definicję nadpłaty, procedurę, terminy, korekty i najczęstsze błędy podatników.

Możliwość niepobrania podatku ponad limit w procedurze pay & refund

Po wdrożeniu do polskiej procedury rozliczeń podatku u źródła mechanizmu pay & refund, dla płatników tego podatku powstał szereg nowych obowiązków. Po przekroczeniu progu 2 000 000 zł wypłat na rzecz jednego podatnika w roku podatkowym, co do zasady należy pobrać podatek. Następnie jeżeli spełnia się warunki dla zastosowania zwolnienia bądź stawki preferencyjnej, należy wystąpić o zwrot całości bądź nadpłaconej części WHT.

Warto jednak pamiętać o możliwościach niestosowania mechanizmu pay & refund. Jedną z nich jest złożenie przez płatnika oświadczenia na elektronicznym formularzu WH‑OSC, co pozwala zastosować preferencję bez konieczności wpłacenia podatku. Oświadczenie to, obejmujące wypłaty na rzecz jednego podmiotu, składa się wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem serwisu e-Deklaracje. Urzędem właściwym jest w tym wypadku Naczelnik Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie (LUS).

Ponadto, istnieją dwa rodzaje oświadczeń WH-OSC – pierwotne (składane do końca drugiego miesiąca po dacie przekroczenia progu ustawowego 2 mln zł) oraz następcze (składane do końca pierwszego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego płatnika, jeśli dokonywano dalszych wypłat należności).

Oświadczenie i formularz

W praktyce składania oświadczeń WH-OSC pojawia się wątpliwość co do osoby właściwie uprawnionej do ich złożenia. Oświadczenie to nie może być bowiem podpisane przez pełnomocnika, jak również może je złożyć tylko jedna osoba. Zgodnie z przepisami, oświadczenie WH-OSC podpisuje kierownik jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Jeżeli jednak jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd), powinien spośród siebie wyznaczyć osobę do złożenia formularza WH-OSC.

Ponieważ z uwagi na ograniczenia techniczne WH-OSC może złożyć tylko jedna osoba, zasady reprezentacji danego podmiotu mogą stanowić źródło problemów w kontekście złożenia oświadczenia. Problematyczne będą sytuacje, w których zasady reprezentacji przewidują działanie łączne (np. dwóch członków zarządu czy członka zarządu wraz z prokurentem). Co kluczowe, przepisy nie określają w żaden sposób, jak należy wyznaczyć członka organu wieloosobowego do czynności podpisania i złożenia WH-OSC.

Kto powinien złożyć WH-OSC i na jakich zasadach?

Mogłoby się zdawać, że właściwym źródłem umocowania do złożenia WH-OSC jest ustanowienie pełnomocnika do podpisywania deklaracji elektronicznych (formularz UPL‑1), którym może być członek zarządu. Przepisy wprost zakazują jednak podpisania WH‑OSC przez pełnomocnika. Z drugiej strony, oświadczenie to nie deklaracja, a zakresy pełnomocnictw są rozumiane ściśle. Pełnomocnictwo na formularzu UPL‑1 nie jest więc właściwym umocowaniem do złożenia WH‑OSC i potrzebne jest umocowanie wynikające z funkcji kierownika jednostki lub wyznaczenia w organie wieloosobowym.

Ponieważ prawo nie reguluje właściwych ram dla umocowania wyznaczonej osoby, aby uniknąć ryzyka błędnego umocowania, konieczne jest sięgnięcie do praktyki organów podatkowych. Zgodnie z nieformalnymi informacjami uzyskanymi od kompetentnych w tym zakresie pracowników LUS, za najpewniejsze źródło umocowania uznaje się uchwałę zarządu. Alternatywą dla uchwały zarządu może być zawarcie odpowiedniego zapisu w procedurze podatkowej jednostki.

Co jednak istotne, ograniczenia techniczne i charakter WH-OSC jako oświadczenia nie przewidują możliwości przedłożenia załączników. W tym kontekście przedstawiciele LUS wskazują, że nie ma obowiązku załączania odpowiedniej uchwały bądź procedury do WH‑OSC. Dokumenty te należy okazać w razie czynności sprawdzających. Tym samym, również w zakresie WH-OSC posiadanie kompletnej dokumentacji jest szczególnie istotnym wyrazem należytej staranności.

Końcowo dodajemy, że jeśli osoba składająca w imieniu jednostki oświadczenie WH-OSC jest także upoważniona w LUS do składnia e-deklaracji na podstawie UPL-1, to dokument ten może być przydatny w charakterze pomocniczym. Nie powinno się jednak polegać w tym zakresie tylko na UPL-1, jeśli upoważniona osoba nie jest kierownikiem jednostki lub osobą wyznaczoną przez uchwałę zarządu czy zapis w procedurze podatkowej.

Podsumowanie

Płatnicy WHT stoją przed wieloma wyzwaniami, związanymi nie tylko z samym zakresem ich obowiązków i ich właściwą interpretacją, które wynikają nie tylko z samego tekstu ustawy, ale także z wykładni prezentowanej w dynamicznych trendach orzeczniczych. Dodatkowym źródłem wątpliwości bywają także kwestie techniczne. W przypadku oświadczeń WH-OSC, problematyczne dla jednostek o organach wieloosobowych może być określenie osoby właściwej dla sporządzenia i złożenia oświadczenia, a wskazanie właściwej podstawy dla jej umocowania nie jest oczywiste.

Przepisy nie dają wyczerpującej odpowiedzi na tak ważne zagadnienia i kluczowa okazuje się praktyka organów podatkowych.