Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na ostatniej prostej - od lutego zaczynamy realne wystawianie / odbieranie faktur w KSeF a także wdrażamy nowe zasady raportowania w JPK_VAT. Domykamy tematy, które muszą pójść w parze z tymi zmianami, jak choćby aktualizacja polityki rachunkowości, o czym pisaliśmy na naszym blogu [1]. Luty to miesiąc „bycia gotowym” - każdy podmiot musi osiągnąć wymagany poziom przygotowania, tak aby płynnie wejść w nowe obowiązki i zminimalizować ryzyka operacyjne oraz podatkowe.

Nowe obowiązki dotyczą także raportowania JPK_VAT

Wraz z wdrożeniem KSeF zmienią się również obowiązki związane z raportowaniem w ramach JPK_VAT. Dla podatników składających JPK_VAT za okresy miesięczne, począwszy od rozliczenia za luty 2026 roku, każda faktura wystawiona i otrzymana przez podatnika VAT będzie musiała zostać uwzględniona w ewidencji oraz deklaracji VAT z uwzględnieniem dodatkowych danych wynikających z wprowadzenia KSeF (w przypadku rozliczeń kwartalnych - w ewidencji za luty 2026 r. i w deklaracji za I kwartał 2026 r.).

Jedną z kluczowych zmian jest wykazywanie numeru KSeF dla każdej faktury w pliku JPK_VAT. Oznacza to, że firmy muszą nie tylko odbierać i wysyłać faktury w KSeF, ale także pobierać z systemu nadany numer KSeF i wprowadzać go do swoich rejestrów oraz deklaracji. W przypadku faktur, które nie posiadają numeru KSeF (np. wystawionych poza systemem w trybie awarii lub otrzymanych od zagranicznego dostawcy), konieczne jest oznaczenie ich odpowiednim znacznikiem, takim jak OFF, BFK czy DI.

W praktyce wdrożenie tych zmian może stanowić wyzwanie – szczególnie dla firm korzystających z wielu źródeł danych lub posiadających rozbudowane procesy fakturowania. W przypadku braku gotowości, wsparcie ekspertów zewnętrznych może okazać się jedynym skutecznym rozwiązaniem umożliwiającym złożyć raportowanie w terminie i tym samym uniknąć sankcji z KKS lub pozwalającym uniknąć braków / błędów w raportowaniu.

W CRIDO zapewniamy klientom potrzebne wsparcie w zakresie przygotowania kompletnego JPK_VAT według nowych wymogów, w tym poprzez:

  • pomoc w uzupełnianiu niezbędnych danych pobieranych z KSeF,
  • przejęcie procesu przygotowania/złożenia JPK_VAT w oparciu o dane z różnych źródeł,
  • lub weryfikację zgodności przygotowanego JPK_VAT w XML z nowymi wymogami od 1 lutego 2026 r.

- o czym szerzej pisaliśmy na naszym blogu [2].

Co jeśli firma nie będzie gotowa na KSeF w ustawowym terminie?

Mimo najlepszych starań, nie każda organizacja zdoła w pełni przygotować się do wdrożenia KSeF w wymaganym przez ustawodawcę terminie. Przyczyny mogą być różne: opóźnienia po stronie dostawców IT, złożoność integracji z systemami ERP, ograniczone zasoby kadrowe czy nieprzewidziane trudności techniczne.

W 2026 roku odroczone zostaną kary pieniężne wynikające z:

  1. niewystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
  2. niewystawienia faktury zgodnej ze wzorem faktury w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF,
  3. nieprzesłania faktury do KSeF w ustawowym terminie po zakończeniu awarii lub niedostępności KSeF (art. 106ni ustawy o VAT).

Należy jednak pamiętać, że przepisy Kodeksu karnego skarbowego nadal mają zastosowanie we wszystkich innych przypadkach, takich jak niewystawienie faktury lub rachunku, wadliwe wystawienie dokumentu czy odmowa jego wydania.

W sytuacji, gdy firma nie będzie gotowa na wdrożenie KSeF w ustawowym terminie, kluczowe jest podjęcie działań minimalizujących ryzyko kar oraz zapewniających ciągłość procesów biznesowych. Warto w szczególności:

  • udokumentować podjęte działania - przygotować tzw. „defence file”, czyli dokumentację potwierdzającą, że firma podjęła realne kroki w kierunku wdrożenia KSeF, z uwzględnieniem zamówień na oprogramowanie, harmonogramów wdrożenia, korespondencji z dostawcami, a opóźnienie we wdrożeniu KSeF i przygotowaniu organizacji nie wynika z winy zarządu / CFO / CEO,
  • skonsultować się z ekspertami - rozważyć wsparcie zewnętrznych doradców, którzy pomogą w przygotowaniu dokumentacji, wyborze alternatywnych rozwiązań adekwatnych do potrzeb organizacji (punktowych/przejściowych) i pozwalających skutecznie wypełnić ustawowe obowiązki,
  • wdrożyć procedury awaryjne - wraz z ekspertami / dostawcami rozwiązania awaryjnego uzgodnić, jak będą wystawiane i odbierane faktury w sytuacji braku pełnej integracji z KSeF.

Dzięki takim działaniom przedsiębiorca może wykazać należytą staranność i zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji związanych z opóźnionym wdrożeniem KSeF.

Wsparcie CRIDO

W CRIDO łączymy kompetencje podatkowe, prawne i technologiczne, aby kompleksowo wspierać firmy w procesie wdrożenia KSeF. Nasz zespół ekspertów pomaga organizacjom zarówno w planowanych wdrożeniach, jak i w sytuacjach wymagających szybkiego reagowania na tzw. „ostatniej prostej”.

Rozumiemy, że wdrożenie KSeF, szczególnie w przypadku nieplanowanych zmian lub ograniczonego czasu (lub innych okoliczności niezależnych od organizacji, np. opóźnienia po stronie wdrożeniowca lub dostawcy oprogramowania), może być dużym wyzwaniem. Dlatego przygotowaliśmy dedykowane rozwiązania, których celem jest zapewnienie wsparcia awaryjnego/okresowego do czasu pełnego przygotowania organizacji do wdrożenia KSeF.

W ramach naszego wsparcia w CRIDO jesteśmy gotowi aby w zakresie sprzedaży:

  1. pomóc w wysyłce faktur do KSeF - poprzez (i) konwertowanie surowych danych sprzedażowych (np. z pliku Excel) na wymaganą strukturę XML i przesyłanie ich do KSeF w Państwa imieniu, zapewniając zgodność ze strukturą FA(3) oraz wszystkimi wymogami technicznymi (wysyłamy faktury do KSeF i przekazujemy otrzymane metadane), lub (ii) udostępnienie aplikacji webowej Compass KSeF [3], w której w prosty sposób zaimportują Państwo dane faktur sprzedażowych w formacie XML/Excel i zautoryzujecie wysyłkę, bądź (iii) konektor API umożliwimy integrację z systemami ERP, finansowo-księgowymi, billingowymi, workflow oraz automatyczne wysyłanie i odbieranie faktur z KSeF,
  2. przygotować wizualizacje faktur sprzedażowych z KSeF wraz z wymaganymi elementami (kody QR) i przekazać firmie,
  3. pobrać i przekazać numery KSeF faktur oryginalnych do faktur korygujących wystawianych przez firmę,
  4. zweryfikować poprawności plików XML (testy techniczne i merytoryczne).

W zakresie dokumentów zakupu możemy pomóc poprzez:

  1. odbiór faktur zakupu w XML z KSeF i przekazanie ich Państwu,
  2. przygotowanie wizualizacji faktur zakupu i przesłanie ich Państwu - po pobraniu faktur od kontrahentów przesłanych w XML zapewnimy czytelną prezentację faktur ustrukturyzowanych dla użytkowników końcowych,
  3. segregowanie faktur zakupu - w przypadku potrzeby automatycznego ściągania i kategoryzacji faktur, pomożemy dookreślić proces na bazie znaczników i Państwa wymagań biznesowych, uzgodnimy sposób ich dostarczania do poszczególnych wskazanych osób.

Szczegóły rozwiązań, w tym konkretne warianty współpracy, znajdziesz w naszej ulotce oraz na stronie internetowej. Jeśli chcesz omówić i uzyskać indywidualną ofertę wsparcia - zapraszamy do kontaktu z ekspertami CRIDO.

[1] https://affectionate-banach.57-128-199-5.plesk.page/blog-taxes/ksef-polityka-rachunkowosci-do-aktualizacji/

[2] https://affectionate-banach.57-128-199-5.plesk.page/blog-taxes/zmiana-dostawcy-jpk-w-trakcie-roku-jak-zapewnic-ciaglosc-raportowania/

[3] https://affectionate-banach.57-128-199-5.plesk.page/compass-ksef/